Henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste  

 

1. Rekisterinpitäjä  

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy  

Sinikalliontie 14 B 02630 Espoo 

Puh. 09 884 3662 

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. 

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Lakimies Liisa Salmela  

Kutojantie 6–8, 02630 Espoo  

Puh. 040 9222 860 

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. 

 

3. Rekisterin nimi 

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n asiakkaiden tai asiakkaiden yhteyshenkilöiden yhteystietorekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).   

 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy on kiinteistönhoitoyhtiö, joka tarjoaa kiinteistönhoito- ja remonttipalveluja. 

Henkilötietoja käsitellään Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja sen sopimuskumppaneiden välisten sopimusten täyttämiseksi ja liiketoimintasuhteiden edellyttämien tehtävien hoitamiseksi.  Henkilötietojen käsittely perustuu Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja sen asiakkaan välillä solmitun sopimuksen täytäntöönpanemiseen taikka Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n oikeutettuun etuun ja Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n sopimuskumppanin asiakkaan taikka työntekijän antamaan suostumukseen. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy käsittelee henkilötietoja sekä itsenäisenä rekisterinpitäjänä että asiakkaidensa lukuun tietojenkäsittelijänä. 

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n oikeutettu etu liittyy sen liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n liiketoimintasuhteiden edellyttämien asioiden hoitamiseen. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n oikeutettu etu voi liittyä myös riskien kartoitukseen ja hallintaan sekä oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen.

Jäljempänä termillä ”rekisteröity” tarkoitetaan Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n asiakkaina olevien yhtiöiden asiakkaita, kuten taloyhtiöiden asukkaita ja osakkaita sekä asiakkaiden palveluksessa olevaa työntekijää, joka hoitaa Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja sen sopimuskumppanin välisestä sopimuksesta johtuvia asioita. 

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on saada sellaisten henkilöiden yhteystietoja, joiden kanssa Sinimäen Kiinteistöhoito Oy asioi liiketoimintasuhteiden edellyttämien tehtävien hoitamiseksi.   

 

6. Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisteri voi sisältää rekisteröidystä seuraavia tietoja: 

Huoneiston tiedot, huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, asiointikielet, sisään- ja poismuuttoajankohdat, asukkaan käyttämät palvelut, tilinumero hyvitysten maksamista tai liikasuoritusten palauttamista varten ja mahdolliset muut palvelutuotannon hoitamiseksi tarvittavat tiedot, kuten asianhoitajan tiedot.

Rekisteri voi sisältää Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n sopimuskumppaneiden henkilökuntaan kuuluvista rekisteröidyistä seuraavia tietoja: 

Sopimuskumppanin edustajan etu- ja sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.  

 

7. Mistä henkilötiedot kerätään 

Tietolähde on rekisteröity, jonka kanssa Sinimäen Kiinteistöhoito Oy asioi taikka Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n asiakas, joka luovuttaa tiedon Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:lle sopimusvelvoitteen täyttämiseksi.  

 

8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen 

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä. 

Tietoja ei siirretä Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ulkopuolelle lukuun ottamatta niitä tahoja kuten viranomaisia, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. 

 

9. Henkilötietojen säilytysajat

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään yhden vuoden ajan siitä, kun Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja sen sopimuskumppanin välinen sopimus on päättynyt. 

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy noudattaa henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä. 

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö Sinimäen Kiinteistöhoito Oy hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja Sinimäen Kiinteistöhoito Oy on tallentanut hänestä. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n tai Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n yhteistyökumppaneiden liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos rekisteröidyn tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos rekisteröity esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä. 

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Sinimäen Kiinteistöhoito Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun Sinimäen Kiinteistöhoito Oy saa oikean henkilötiedon rekisteröidyltä, rekisteröidyn työnantajana toimivalta huoltoyhtiöltä tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oltava yhteydessä ensisijaisesti työnantajaansa, ja mikäli tämä ei ole mahdollista, rekisterinpitäjään, ja pyydettävä rekisterissä olevan rekisterin tarkoituksen vastaisen, virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä.  

 

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy: 

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään. 
• Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä. 
• Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti. 

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

 

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja rekisteröidyn työnantajan väliseen sopimukseen ja liittyy siihen, että rekisteröity hoitaa työnantajansa sopimusvelvoitteita Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:ta kohtaan.

Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:lla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

 

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa: 

• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. 

• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista. 
• Sinimäen Kiinteistöhoito Oy ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n oikeutetut perusteet asiakkaan perusteet, on kesken. 

Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. 

 

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröidyn työnantaja on toimittanut rekisteröityä koskevia henkilötietoja tai rekisteröity on itse toimittanut niitä Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:lle, ja näitä tietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja rekisteröidyn työnantajana toimivan sopimuskumppanin välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:lta toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.  

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että Sinimäen Kiinteistöhoito Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki ja verkkosivujen osoite www.tietosuoja.fi. 

 

12. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksiensa käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n tietosuojayhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. tai postitse osoitteeseen Sinimäen Kiinteistöhoito Oy/Tietosuoja, Sinimäentie 15, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n toimipisteissä. 

Sen varmistamiseksi, että rekisteröidyn henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, voi Sinimäen Kiinteistöhoito Oy pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

 

Päivitetty 15.8.2023