Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä  

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy
Sinikalliontie 14 B 02630 Espoo
Puh. 09 884 3662
info@sinimaki.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Juristi Alari Pakarinen
Kutojantie 6–8, 02630 Espoo
Puh. +358 (0)45 78209934
tietosuoja@ta.fi

Rekisterin nimi 

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n työnhakijarekisteri (jäljempänä ”rekisteri”).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen tai Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n oikeutettuun etuun. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n oikeutettu etu voi liittyä oikeudellisen vaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että työnhakija on hakenut töihin Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:lle. Työhakemus voi kohdistua tiettyyn tehtävään tai työhakemus voi olla avoin hakemus. Työnhakijalta saatuja tietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Työnhakijan henkilötietoja voidaan käsitellä myös tilastollisiin tarkoituksiin.

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Mikäli työnhakija vierailee Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n toimitiloissa, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta.

Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot
Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, kotiosoite, puhelinnumero, kansallisuus, sukupuoli, syntymäaika ja äidinkieli.

Työhistoriaan liittyvät tiedot
Aiemmat työnantajat, työtehtävät, osasto, työsuhteen alku- ja loppupäivämäärä, työsuhteen kesto, kuvaus työtehtävistä, suosittelijat yhteystietoineen ja työtodistukset.

Koulutukseen liittyvät tiedot
Peruskoulutus, suoritusvuosi, tutkinnot, opintosuunta, pääaine, keskeneräisistä opinnoista suoritettu prosenttiosuus, oppilaitos ja opiskelutodistukset.

Pätevyydet
Kielitaito, luottamustehtävät, suoritetut kurssit ja pätevyydet sekä tiedot osaamisesta.

Muut tiedot
Valokuva, LinkedIn-profiili, hakemuskirje, ansioluettelo, palkkatoivomus, haettu työtehtävä, rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, soveltuvuusarvioinnin tulokset, luottotietoselvitys, harrastukset ja muut työnhakijan ilmoittamat valintaa edistävät tiedot. Järjestelmiin voi tallentua myös Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.

Mikäli työnhakija vierailee Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n toimitiloissa, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei käytetä tietyn työnhakijan tai tiettyjen työnhakijoiden tarkkailuun. Käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa ei ole kameravalvontaa.

Mistä henkilötiedot saadaan

Lähtökohtaisesti Sinimäen Kiinteistöhoito Oy saa työnhakijan henkilötiedot työnhakijan toimittamasta työhakemuksesta ja sen liitteistä. Lisäksi Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi saada työnhakijaa koskevia henkilötietoja niiltä tahoilta, jotka työnhakija on työhakemuksessa tai haastattelussa nimennyt lisätietojen antajiksi. Mikäli Sinimäen Kiinteistöhoito Oy teettää työnhakijan suostumuksella henkilöarvioinnin, saa Sinimäen Kiinteistöhoito Oy työnhakijaa koskevia henkilötietoja arvioinnin suorittajalta. Luottotietoselvityksen Sinimäen Kiinteistöhoito Oy saa Alma Talent Oy:ltä.

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi saada työnhakijan henkilötietoja myös henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajalta, jolloin henkilöstövuokrausyritys on tehtävään valituksi tulleen työnhakijan työnantaja. Edellä kuvatussa tilanteessa henkilöstövuokrausyritys toimii rekisterinpitäjänä ja Sinimäen Kiinteistöhoito Oy henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.

Työnhakijan henkilötietoja ei siirretä Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ulkopuolelle lukuun ottamatta sellaista mahdollista tahoa, joka suorittaa työntekijävalinnan tai henkilöarvioinnin Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n puolesta. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi luovuttaa henkilötietoja myös sellaisille tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysajat

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy säilyttää työnhakijoiden henkilötiedot pääsääntöisesti kahden vuoden ajan valintapäätöksestä.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n tiloissa kuvattuja kameravalvontatietoja säilytetään tavallisesti 50 vuorokauden ajan siitä lukien, kun materiaali on kuvattu. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään Suomessa, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään kuin 50 vuorokautta, mikäli tähän on olemassa perusteet (esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai oikeudellisen vaateen laatimisen,
esittämisen tai puolustamisen vuoksi).

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi säilyttää työnhakijoiden henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon lainsäädännöstä, kuten työsopimus-, työturvallisuus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat sekä lainmukaiset kanne- ja vanhentumisajat.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy noudattaa työnhakijoiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Sinimäen Kiinteistöhoito Oy säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

Työnhakijan oikeudet

Työnhakijan oikeus päästä omiin tietoihinsa
Työnhakijalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Sinimäen Kiinteistöhoito Oy hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on työnhakijalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja Sinimäen Kiinteistöhoito Oy on tallentanut hänestä. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi pyytää työnhakijaa täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia työnhakijan pyyntö koskee. Työnhakijan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Työnhakijan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.

Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos työnhakijan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos työnhakija esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Työnhakijalla on oikeus vaatia, että Sinimäen Kiinteistöhoito Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä työnhakijaa koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun Sinimäen Kiinteistöhoito Oy saa oikean henkilötiedon työnhakijalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan työnhakijan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Työnhakija on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n on työnhakijan pyynnöstä poistettava työnhakijaa koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
• Työnhakija peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
• Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.
• Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Työnhakijalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Työnhakijalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja työnhakijan väliseen sopimukseen. Jos työnhakija on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, työnhakijan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:lla on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää työnhakijan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n on työnhakijan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

• Työnhakija kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes Sinimäen Kiinteistöhoito Oy voi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden.
• Käsittely on lainvastaista ja työnhakija vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• Sinimäen Kiinteistöhoito Oy ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta työnhakija tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Työnhakija on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n oikeutetut perusteet työnhakijan perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun työnhakija on itse toimittanut Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n ja työnhakijan välisen sopimuksen tai työnhakijan suostumuksen nojalla, työnhakijalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:ltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli työnhakija katsoo, että Sinimäen Kiinteistöhoito Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.

Työnhakijan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työnhakija voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu työnhakijan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen Sinimäen Kiinteistöhoito Oy/Tietosuoja, Sinimäentie 15, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Sinimäen Kiinteistöhoito Oy:n toimipisteessä.

Sen varmistamiseksi, että työnhakijan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin työnhakijalle itselleen, voi Sinimäen Kiinteistöhoito Oy pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Päivitetty 7.1.2026